Boas Práticas de Envio - SMTP

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Caso suas mensagens enviadas de nossa ferramenta cheguem como SPAM ou tenha uma grande quantidade de Bounces, é necessário verificar se as mesmas estão sendo feitas de forma correta.
Como não temos um processo para evitar essa situação, devido aos vários filtros existentes, separamos algumas recomendações abaixo.

Como Funciona o Processo de Envio do SMTP Locaweb


A taxa de entregabilidade do SMTP Locaweb irá depender dos seguintes fatores : Reputação de sua conta, Lista e Quantidade de Denúncias.

Segue abaixo uma explicação sobre cada um deles:
Reputação da sua conta:

A reputação de sua conta é levada em consideração por nosso sistema. Se em seus envios há uma taxa alta de emails inválidos e bounces, seu disparo terá uma reputação ruim, fazendo assim com que as mensagens caiam na pasta Spam e aumente a taxa de erros de recebimento.


Lista:

A lista é levada em consideração, quando se trata de contatos suspeitos, ou seja, se possuir uma lista sem um cadastro ativo ou que esteja desatualizada, seus contatos poderão ser identificados como ruins pelo nosso sistema, o que fará com que os disparos tenham uma reputação ruim.


Quantidade de Denúncias:

As denúncias estão relacionadas ao envio de spam, não necessariamente na entrega a pasta Spam. Mas sim, no disparo de mensagens a contatos que não solicitaram.
Isso ocorre, quando o administrador do SMTP Locaweb trabalha com listas compradas. O envio é realizado, entregue ao contato e o mesmo realiza a denúncia.

Devido a política RFC3463 e de Anti-Spam, não podemos informar os contatos que denunciaram e os contatos suspeitos, pois cabe ao proprietário da lista realizar o gerenciamento dos contatos e a atualização dos mesmos.

A estrutura filtrará os contatos de todos os envios, antes de dispará-los. Essa filtragem irá retornar se há contatos Suspeitos (que provavelmente não fizeram opt-in em sua lista) e denúncias de spam, onde o próprio destinatário realiza essa denúncia.

Havendo contatos suspeitos e denúncias por parte dos destinatários, a reputação da sua mensagem vai ser baixa e com isso a chance da sua mensagem ser considerada SPAM ou ser Recusada pelo Destinatário será maior.


Melhorias para o Envio do SMTP - Listas:


Essas listas, apesar de possuírem milhares de endereços eletrônicos, já tem boa parte dos Servidores de e-mails que bloqueiam estes contatos. Portanto, apesar de dar mais trabalho e levar mais tempo, construa sua lista própria de e-mails.

Os emails que estão em uma lista comprada geralmente são os piores possíveis. Pessoas que têm seu endereço nessas listas muito provavelmente recebem emails de diversas outras empresas que também compraram endereços.

Além disso, geralmente essas listas têm muitos emails que não existem ou que foram desativados. Ao incluir esses emails na lista e fazer o envio, os serviços de disparo disponíveis no mercado já identificam o “erro” e interpretam como um sinal claro que a lista não é atual ou que não foi construída com qualidade.


Resultado: Sua empresa fica com uma reputação baixa para os próximos disparos e com isso a chance da sua mensagem ser considerada SPAM ou ser Recusada pelo Destinatario será maior.

  • Crie o Formulário Opt in para validar os contatos que querem receber suas mensagens, disponibilize este formulário em seu site para que novos contatos façam o cadastramento. Exemplos de Formulário de Cadastro
  • Para os contatos existentes nas listas atuais, cadastre um a um no formulário, desta forma estes contatos receberão o link de confirmação de cadastro e aqueles que realmente, desejarem receber suas mensagens, serão ativados nesta nova lista criada para o formulário.
  • Com esta ação todos os contatos suspeitos e/ou com denúncia de spam serão eliminados (caso o contato não confirme o cadastro através do link de confirmação) ou deixarão de ser considerados suspeitos e darão autorização para receber mensagens (caso o contato confirme o cadastro através do link e confirmação.

    Desta forma sua lista será validada através do formulário Opt In e seus envios voltarão a ter melhores resultados, mas lembre-se de enviar somente para esta lista com Opt in.

    E como uma forma de atualizar sua base de dados assim evitando que sua reputação de envio seja baixa e consequentemente seus contatos não visualizem sua mensagem, você poderá eliminar os contatos Bounces, em geral são contas de email que não existem mais.


    Sempre que você enviar seus emails para contatos desativados ou inválidos (um comportamento típico dos spammers) os ISP podem penalizá-lo e bloquear futuros envios. Portanto, é fundamental remover da lista todos os endereços que já não estejam a ser usados (os chamados bounces).

    Conteúdo da Mensagem:


    Evite usar como Endereço de Remetente e-mails de Provedores Gratuitos como: @hotmail.com, @gmail.com, etc, pois a chance de seu email ser recusado é grande pois, a política de Spam destes servidores são muito rigorosas e podem entender que a sua mensagem é falsa ou que você realizando tentativa de Spam/Phishing.

    Estes Provedores Gratuitos possuem uma das maiores demandas de endereços de email, dependendo do conteúdo enviado como imagem, assinatura ou assunto da mensagem, esta poderá será tagueada como Spam ou até mesmo ser recusada.


    Nestes links são explicadas as diretrizes no Gmail: Diretrizes para remetentes em massa

    Utilize um domínio como remetente e permita que qualquer endereço de e-mail vinculado a ele possa fazer envios. Após adicionar um domínio, é necessário criar uma entrada txt no seu gerenciador de DNS. Para realizar esta configuração, você deverá clicar no botão: Configurações de DNS, ao clicar irá aparecer os seguintes dados:

  • Entrada: smtplw
  • Tipo: TXT
  • Conteúdo: que será um código específico para seu usuário do SMTP Locaweb

  • Caso tenha dúvidas, pode ver com mais detalhes aqui. Após o procedimento, aguarde o prazo de propagação de até 24 horas.

    Esta configuração é recomendado para quem tem muitas contas de email, para não cadastrar um conta por vez e também para o usuário que precisa configurar o Return Path.

    O Return Path tem como objetivo melhorar a performace do recebimento de suas mensagens. Caso você precise personalizar o seu Return Path utilizando o seu dominio, entre em contato com o nosso Suporte pelos canais de atendimento via Telefone ou Chat para que possamos configurar em seu SMTP Locaweb.


    Um bom assunto fornece um bom resumo quanto ao conteúdo do e-mail que o destinatário irá receber. Visto que o assunto é a primeira coisa que o destinatário enxerga, mantenha-o livre de erros e seja bem objetivo.

  • Evite usar palavras como: promoção, free, clique aqui, grátis, crédito, etc; Segue o Link ao lado das demais frases que devem ser evitadas: Palavras que devem ser evitadas no Assunto dos Emails

  • Procure usar apenas uma dessas fontes básicas: Times New Roman, Georgia, Arial, Verdana ou Calibri. Outra coisa a se levar em consideração é utilizar fonte de tamanho 10 ou 12.


    Caso seu email precise ser enviado com um Anexo, prefira arquivos que não ultrapasse 1MB. Se o arquivo for maior que isso, compacte ele em uma pasta Zip por exemplo, pois isso já auxilia que o arquivo seja menor e a chance de demora para realizar o Download pelo Destinatário seja menor.


    O português é a única língua que utiliza esses símbolos, e alguns serviços de email não consegue realizar a interpretação deles e pode distorcer as informações que você precisa passar para seus Destinatários, se possivel evite-os nos Títulos dos emails.


  • Limite o assunto cerca de 50 caracteres e sem CAIXA ALTA;
  • Não exagere destes caracteres ao lado: ( !!!, ???, ?! );
  • Evite emails escritos com a cor Vermelha, brilhante ou Verde;
  • Títulos: Não deve ter apelidos ou nomes no diminutivo. Se puder, evite também os números.

  • No corpo da mensagem prefira textos curtos e diretos, com isso você passará a mensagem com mais objetividade, cuidado com os Erros Ortográficos e que tenham boa formatação.

    Em um e-mail de trabalho por exemplo seja breve e objetivo, tente ter foco nas primeiras linhas, que é aonde as pessoas tem mais atenção aos emails.



    Envio da Mensagem:


    Programe o envio do seu email para horários melhores de preferência a partir do horário comercial, que se inicia às 08:00 da manhã.

    O mais indicado é realizar os envios entre as 07:00 e 10:00 da manhã, pois são os horários que todos assim que chegam no trabalho, já olham seus emails para verificar as notificações enviadas e a chance desse email ser aberto torna-se maior.



    Veja também